Privacyverklaring Examurai
1. Waar gaat deze privacyverklaring over?
Deze privacyverklaring legt uit hoe Examurai omgaat met persoonsgegevens.
Examurai ondersteunt scholen en docenten bij het nakijken, beoordelen en geven van feedback op leerlingwerk. Daarbij kunnen persoonsgegevens worden verwerkt, zoals accountgegevens van docenten, schoolgegevens, leerlingwerk, toetsresultaten en technische gegevens.
Wij vinden privacy belangrijk omdat onderwijsdata gevoelig kan zijn. Scholen, docenten, leerlingen en ouders moeten erop kunnen vertrouwen dat gegevens zorgvuldig, veilig en transparant worden verwerkt.
2. Onze rol bij persoonsgegevens
Bij gebruik van Examurai door een school is meestal de school de verwerkingsverantwoordelijke. De school bepaalt dan waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt.
Examurai is in die situatie verwerker. Dat betekent dat wij persoonsgegevens namens de school verwerken en volgens de afspraken die met de school zijn gemaakt.
Voor sommige gegevens is Examurai zelf verwerkingsverantwoordelijke. Dat geldt bijvoorbeeld voor onze eigen website, contactaanvragen, administratie, facturatie en beveiliging van onze dienstverlening.
3. Welke gegevens verwerken wij?
Wij kunnen de volgende soorten gegevens verwerken:
Account- en contactgegevens
Bijvoorbeeld naam, e-mailadres, schoolnaam, functie, logininformatie en communicatie met support.
School- en gebruiksgegevens
Bijvoorbeeld informatie over de schoolomgeving, instellingen, gebruikersrollen, gebruiksstatistieken en gekozen functionaliteiten.
Onderwijs- en toetsgegevens
Bijvoorbeeld toetsen, opdrachten, rubrics, correctievoorschriften, leerlingantwoorden, feedback, scores, analyses en door docenten gemaakte aanpassingen.
Technische gegevens
Bijvoorbeeld IP-adres, apparaat- en browsergegevens, logbestanden, foutmeldingen, beveiligingslogs en sessiegegevens.
Betalings- en contractgegevens
Bijvoorbeeld factuurgegevens, abonnementsgegevens, offertes en contractafspraken.
Wij vragen scholen en gebruikers om geen onnodige gevoelige gegevens te uploaden. Als gevoelige gegevens toch in documenten voorkomen, verwerkt Examurai die alleen voor zover dat nodig is om de dienst te leveren en volgens de afspraken met de school.
4. Waarvoor gebruiken wij gegevens?
Wij gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- het aanmaken en beheren van accounts;
- het leveren van de Examurai-dienst;
- het verwerken van documenten, toetsen en leerlingantwoorden;
- het genereren van conceptfeedback, conceptscorevoorstellen en analyses;
- het mogelijk maken dat docenten AI-output controleren en aanpassen;
- het verbeteren van veiligheid, betrouwbaarheid en werking van de dienst;
- support, foutoplossing en communicatie;
- administratie, facturatie en contractbeheer;
- het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
- het voorkomen van misbruik, beveiligingsincidenten en ongeautoriseerde toegang.
Leerlinggegevens worden niet verkocht. Leerlinggegevens worden niet gebruikt voor advertenties. Leerlinggegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen, behalve als daar vooraf een aparte schriftelijke afspraak over is gemaakt met de school.
5. AI en menselijke controle
Examurai gebruikt AI om docenten te ondersteunen. De AI kan bijvoorbeeld helpen met documentherkenning, rubricmatching, conceptfeedback, scorevoorstellen of analyses.
De AI-output is niet automatisch definitief. Een docent of bevoegde schoolmedewerker moet de output controleren en kan deze aanpassen, afwijzen of aanvullen.
Examurai is bedoeld als hulpmiddel voor de docent, niet als vervanging van de professionele beoordeling door de school.
6. Grondslagen
Voor gegevens die wij namens scholen verwerken, bepaalt de school de grondslag.
Voor gegevens waarvoor Examurai zelf verantwoordelijk is, gebruiken wij afhankelijk van de situatie een van de volgende grondslagen:
- uitvoering van een overeenkomst;
- gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld beveiliging, support en verbetering van de dienst;
- wettelijke verplichting, bijvoorbeeld administratie;
- toestemming, bijvoorbeeld voor bepaalde cookies of marketingcommunicatie.
7. Met wie delen wij gegevens?
Wij delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor de dienst, beveiliging, support, wettelijke verplichtingen of gemaakte afspraken.
Mogelijke ontvangers zijn:
- hosting- en infrastructuurpartners;
- beveiligde cloud- en opslagdiensten;
- AI-, OCR- of documentverwerkingsdiensten, voor zover gebruikt;
- support- en communicatiediensten;
- administratieve of juridische dienstverleners;
- bevoegde autoriteiten wanneer dit wettelijk verplicht is.
Wij publiceren of verstrekken aan scholen een actuele lijst van subverwerkers. Nieuwe subverwerkers worden toegevoegd volgens de afspraken in de verwerkersovereenkomst.
8. Waar worden gegevens opgeslagen?
Examurai streeft naar verwerking binnen de Europese Economische Ruimte.
Als gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebeurt dit alleen met passende waarborgen, zoals contractuele afspraken en wettelijke doorgifte-instrumenten.
[Nog invullen: hostinglocatie, EduCloud/Varity, AI-provider(s), OCR-provider(s), regio’s en eventuele doorgiften.]
9. Hoe lang bewaren wij gegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig.
De exacte bewaartermijnen kunnen per school of overeenkomst verschillen. In principe gelden de volgende uitgangspunten:
- accountgegevens: zolang het account actief is en daarna gedurende een redelijke administratieve periode;
- leerlingwerk en toetsgegevens: volgens de afspraken met de school;
- supportgegevens: zolang nodig voor afhandeling en kwaliteitscontrole;
- beveiligingslogs: zolang nodig voor beveiliging, onderzoek en audit;
- factuur- en administratiegegevens: zolang wettelijk vereist.
Scholen kunnen afspraken maken over kortere bewaartermijnen, automatische verwijdering of export.
10. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.
Voorbeelden zijn:
- toegangscontrole en rollenbeheer;
- beveiligde verbindingen;
- logging en monitoring;
- beperking van toegang tot bevoegde medewerkers;
- afspraken met subverwerkers;
- back-ups en herstelmaatregelen;
- procedures voor beveiligingsincidenten;
- privacy en security by design bij productontwikkeling.
De concrete beveiligingsmaatregelen worden verder uitgewerkt in de verwerkersovereenkomst, beveiligingsbijlage of schooldocumentatie.
11. Datalekken en incidenten
Als wij een beveiligingsincident ontdekken dat gevolgen kan hebben voor persoonsgegevens die wij namens een school verwerken, informeren wij de school volgens de afspraken in de verwerkersovereenkomst.
Wij werken mee aan onderzoek, beperking van schade en informatie die de school nodig heeft om aan haar eigen wettelijke verplichtingen te voldoen.
12. Rechten van betrokkenen
Leerlingen, ouders en medewerkers hebben privacyrechten, zoals het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit.
Gaat het om gegevens die wij namens een school verwerken? Dan loopt het verzoek meestal via de school. Wij helpen de school om zulke verzoeken af te handelen.
Gaat het om gegevens waarvoor Examurai zelf verantwoordelijk is, zoals website- of contactgegevens? Dan kan een verzoek worden gestuurd naar privacy@southbeachpublishing.com.
13. Cookies
Onze website kan cookies of vergelijkbare technieken gebruiken.
Noodzakelijke cookies zijn nodig om de website goed te laten werken. Voor analytische of marketingcookies vragen wij toestemming waar dat wettelijk nodig is.
[Nog invullen: aparte cookieverklaring of cookietabel.]
14. Kinderen en leerlingen
Examurai is gericht op scholen en docenten. Leerlingen gebruiken Examurai alleen als de school dat toestaat en organiseert.
Wij richten ons niet rechtstreeks op kinderen voor marketingdoeleinden.
15. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij scholen en gebruikers op een passende manier.
De nieuwste versie staat altijd op onze website.
16. Vragen
Voor vragen over privacy kan contact worden opgenomen via:
privacy@southbeachpublishing.com
Southbeach B.V.
Adres: [nog invullen]
KVK-nummer: 97953466
BTW-nummer: [nog invullen indien nodig]
Laatst bijgewerkt: 27 juni 2026